Coördinator juridische dienst
Functie: Administratie, Analist/ bediende, Contractbeheerder, Coördinator, Juridisch expert, Procesmanager, Projectverantwoordelijke
Sector: Nutsvoorzieningen
Regio: Oost-Vlaanderen
Datum: 15/10/2024
JOB BESCHRIJVING
Als coördinator van de cel reconversie binnen de juridische dienst neem je initiatief in het opzetten van een nieuw proces en volgt dit op in samenwerking met de andere diensten binnen het bedrijf.
Daarnaast ga je ook een klein team coachen in de dagelijkse uitvoering van de taken. Je kan werken onder druk en gaat flexibel om met nieuwe taken. Juridische diploma’s zijn niet vereist maar enige affiniteit met het juridische is wel een meerwaarde.
Voornaamste taken:
- Je verzamelt, controleert en zoekt gegevens op die nodig zijn voor het samenstellen en vervolledigen van de dossiers door middel van het raadplegen van diverse beschikbare databanken.
- Je Interpreteert de diverse gegevens aanwezig in de dossiers en op basis van de interne instructies kies je de gepaste actie om een dossier verder te behandelen met het oog op regularisatie.
- Je maakt documenten, brieven en mails op en verwerkt deze volgens vooraf bepaalde richtlijnen.
- Je breng diverse gegevens in de beheerssystemen in en staat in voor de administratieve opvolging ervan.
- Je licht de klant en/of betrokken 3de partijen in m.b.t. de genomen en de verder te volgen stappen in een dossier en overtuigt hen op basis van de bestaande regelgeving van de noodzaak tot de genomen of te nemen acties met het oog op regularisatie van het dossier.
- Je behandelt diverse klantvragen (2de lijn), voert hiervoor de noodzakelijke opzoekingen uit en/of betrekt andere diensten, teneinde inlichtingen te kunnen verstrekken aan de klanten.
- Je maakt de dossiers over aan de advocaat conform de vastgestelde afspraken.
- Je registreert relevante gegevens, documenten, contactopnames en uitgevoerde acties in een dossier in de beheerssystemen met als doel een duidelijk en transparant beeld te hebben over de acties in een dossier.
- Binnen de vastgelegde procedures (wettelijk kader en interne instructies) maak je afspraken met de klant, je communiceert hierover met externe partijen en/of initieert opdrachten aan interne diensten, je bewaakt doorlooptijden en volgt op dat de afspraken nagekomen worden.
- Je overlegt met de hiërarchie aangaande de evolutie van de dossiers en koppelt dit terug aan de advocaat.
- Je initieert de facturatie van de gemaakte kosten aan derden en van de betaling van kosten en erelonen van externe partijen.
- Je verzorgt de nazorg van de afgehandelde dossiers.
- Je verzamelt de nodige gegevens voor rapportering, uitwerken van analyses, rapporteringsvragen en -behoeften.
- Je biedt ondersteuning bij het voorbereiden van vergaderingen en verzorgt de naverwerking en de verslaggeving.
- Je signaleert incidenten, aandachtspunten en klachten aan de hiërarchie.
- Je organiseert de dagelijkse taakverdeling, volgt de dossierverwerking op en maakt de nodige overzichten hieromtrent en stelt prioriteiten in behandeling van dossiers.
- Je begeleidt en ondersteunt de medewerkers van het team vaktechnisch om een vlotte, volledige en efficiënte administratieve afhandeling van de uit te voeren activiteiten in de dienst mogelijk te maken.
- Je bent aanspreekpunt voor klanten, externe partijen en interne diensten m.b.t. de activiteiten van de dienst en het verstrekken van informatie.
- Vanuit de eigen expertise behandel je specifieke vragen van klanten en werk je mee aan het oplossen van vaak voorkomende klachten, probleemsituaties of foutmeldingen.
Bijkomende informatie
Plaats van tewerkstelling: Melle met mogelijkheid 3 dagen thuiswerk
PROFIEL
- Hogere opleiding (Bachelor) in een administratieve richting of gelijkwaardig door ervaring
- Minimum 3 jaar relevante ervaring in een administratieve functie
- Je hebt een sterk zin naar initiatief en zelfstandig kunnen werken (aan te tonen met voorbeelden)
- Je hebt ervaring in het coachen van een klein team
- Je hebt ervaring met behandelen van klantendossiers
- Je hebt ervaring met rapportering
- Aantoonbare ervaring met ontwikkeling / analyse van (Business) processen
- Ervaring met MS Office pakketten en SAP
Wenst u te solliciteren voor deze vacature?
Gebruik onderstaand webformulier.
Veel succes!